Comité départemental de la Drôme

Compte Rendu : Réunion du comité d’organisation du Cinquantenaire de la Voie des Parisiens

A Valence, le 22 Février 2011.

Présents : Présents : Edith RIBART-ROUSSIN (CD FFCAM-CAF de Crest), Stéphane LIDOREAU (CAF de Crest), Louis Michel GREGOIRE (Président du CAF de Valence), Yann BERLEMONT (CAF de Valence), Denis MANIOULOUX (CAF de Valence), Guillaume BOURGEOIS (Président club Silex), Jérôme LOUVET (CD FFME), Pascal FERLAY (membre du CD FFME et d’Escapade), Laure DENIS (Service des sports : CG Drôme), Flore BERARD (Secrétaire de Densité), Endale CHALLANGE (Président du VUC M&E), Gaël LE QUERE (VUC M&E), Julie ROUSSEL (Stagiaire au CD FFME), Philippe SAURY (CTD SNE FFME Drôme), Johnny CHARPENTIER (CTD FFME Drôme).

La réunion débute à 19h15 par une présentation de l’ordre du jour par Johnny Charpentier. Un rapide tour de table permet à chacun de se présenter et d’indiquer ses fonctions.

Laure Denis a la parole et confirme les 1000€ de subvention alloués par le CG à l’évènement. Le Conseil Général nous soutiendra aussi en mettant à notre disposition des moyens matériels : tentes, arches, talkies…etc). Philippe fera rapidement le point avec elle pour réserver ce dont nous aurons besoin à cette date.

Concernant l’appartenance récente du site d’escalade à la Zone Natura 2000, Laure nous explique qu’il sera probablement nécessaire de réaliser une étude d’incidence pour un tel évènement. Cependant à quelques centaines de mètres près il est possible que le site soit en dehors de la zone Natura 2000 : d’autres interlocuteurs mieux éclairés sur ce point, tels que Sabastien Blache (LPO), l’ENF ou la DTT (Direction Technique des Territoires), pourront nous en dire plus. Laure se propose d’être le lien entre nous et ces institutions qu’elle côtoie régulièrement dans le cadre de ses fonctions.

Johnny, Edith et Philippe nous font un retour sur la réunion qu’ils ont obtenu avec le maire de Saillans et son adjoint chargé de l’évènementiel et de la vie associative. Il se trouve qu’au début de notre partenariat ils ne se rendaient pas compte de l’ampleur nationale de l’évènement. Ils nous soutiennent franchement et nous ont donné de nombreux contacts avec les associations, les entreprises et les médias locaux. Ils nous proposent même un contact qui ferait un court feu d’artifice à 400€ (cela engagerait des dépenses imprévu au début, tout dépendra du budget). La mairie met à disposition des espaces (pour le samedi soir un terrain et pour les animations de journée la place de la mairie) mais aussi du matériel municipal (barrières, tables, chaises …). Il faudra faire le compte de ce dont nous aurons besoin et les prévenir d’ici notre prochaine rencontre.

Julie prend ensuite la parole pour faire le point sur les partenariats.

Edith est passée voir Gravicime et souligne l’importance de reprendre contact rapidement avec eux car ils aimeraient non seulement prendre un stand mais aussi peut-être animer un atelier.

Il est également proposé de voir avec François Crespo si on peut imaginer un partenariat avec Planetroc qui exposerait ses prises sur son mur mobile.

Jérôme rappelle qu’il faudra se renseigner sur les closes d’exclusivités passées par nos deux fédérations avec leurs entreprises partenaires. Il est important à la fois de respecter ces closes et de vérifier qu’elles se recoupent.

Flore se propose pour voir directement avec les caves de Clairette : l’idée étant de favoriser l’achat/l’obtention de produits locaux, notamment pour le pot de lancement avec les élus et les invités d’honneur, mais pas seulement !

D’un commun accord nous décidons de tenter de faire labelliser l’évènement « développement durable » avec des moyens tels que des affiches en papier recyclé, des gobelets consignés, un système de recyclage des déchets, des toilettes sèches plutôt que des WC chimiques…etc. Gaël propose de s’aider du site : www.evenementresponsable.com, qui aide à calculer l’impact environnemental des rassemblements. Jérôme rappelle qu’on pourrait ainsi obtenir des subventions supplémentaires auprès du CDOS (Agendas 21) et de la commission « développement durable » de la FFME.

Le point est fait sur le nombre de tirages à demander aux imprimeurs pour devis :

2m/1m (taille arrêts de bus) 50 tirages -> le CG possèderait des emplacements publicitaires

1m/50cm (hall de gare, ODT, Postes…) -> 100 tirages

A3 (clubs, compétitions, boutiques…) -> 300 tirages

A4 plié en 3 pour réaliser les programmes -> 100 tirages

1/3 de A4 pour réaliser les flyers -> 1000 tirages (le flyers devra être très complet)

Pour le concours photos plusieurs décisions sont prises : l’article qui paraitra dans Escalade Mag pour lancer le concours devra impérativement faire référence au CG, propriétaire des Trois Becs et soutenant l’évènement, et au fait que l’évènement est bi-fédéral (CD FFME et FFCAM 26). Un jury d’amateurs de photographie Drômois sera invité avec comme président Vincent Favre (Julie doit le contacter et lui proposer). Didier Chapuis, sera aussi invité par le président du CAF de Saoû. Charlène Maisoneuve sera invitée par Flore.

Deux catégories au concours photos : Catégorie 1 : « Souvenir des Trois Becs » où les inscrits pourront proposer leurs plus belles photos-souvenir relatives à l'ascension d'une voie aux 3 Becs. Que ce soit des photos anciennes ou récentes, couleur ou noir et blanc, de qualité technique plus ou moins bonnes, tout sera pris en compte.

Catégorie 2 : « Escalade en grande voie dans la Drôme ». Les trois premiers de chaque catégorie seront exposés et les lauréats seront récompensés le Samedi soir, lors de la cérémonie d’hommage à Paragot, avec des lots de nos partenaires.

Concernant les partenaires médias, Julie devra contacter le Diois, le Crétois et les Epines Drômoises ; et Manu devra voir avec le site internet Promogrimpe.

Le comité d’organisation tranche pour le Pack Or de Planet Grimp.

Pour terminer le point sur le plan de communication, Philippe résume son entrevue avec Anne-Catherine Charrère du CDT, dont les missions comprennent la communication : elle nous épaulera pour les relations avec la presse locale, Régional voire Nationale ; elle nous a fournit la trame d'un communiqué de presse et nous invite à le compléter avant de le lui retourner au plus vite. Elle nous dit aussi qu'Il faut absolument contacter l’Office de tourisme de Saillans pour que la manifestation soit saisie sur informatique. Ainsi tous les ODT de la région y auront accès. L’info sera alors automatiquement reprise sur leur site internet (ladrometourisme.com) et figurera dans la lettre des Évènements à venir qu'ils enverront aux prestataires drômois une semaine avant l’évènement. L’info sera aussi présente dans le menu déroulant des manifestations (L’Agenda). Si quelques journalistes nous demandent une prise en charge pour leur présence, l’ADT peut les prendre en charge en demi-pension (2 nuits max.).

Johnny reprend la parole pour revenir sur le déroulement de la soirée du samedi soir. Il a contacté l’association Le Fil d’Ariane qui propose pour 1700€ (1400€ si nous leurs fournissons 4 bénévoles) de nous louer un chapiteau de 250 places assises, sous lequel se déroulera la cérémonie d’hommage et le repas festif. Ils proposent un repas bio pour 8€/personne. Notre prix de vente est prévu après discussion à environ 10 €/adulte et 5-8€/enfant (à voir à quel tarif ils nous proposeraient un repas enfant). Ce tarif permettrait d’amortir la soirée. L’association ferait aussi la sonorisation. Johnny se renseignera auprès d’eux du prix de cette prestation. Il leur demandera s’ils ont aussi du matériel de projection pour diffuser un diaporama pendant l’hommage. La mairie mettrait à disposition une estrade.

C’est Manu qui s’occupe du déroulement détaillé de la soirée. Quelle place occupent les personnalités de l’alpinisme invitées ? Temps de parole ? Comment les mettre en avant et les motiver à venir ? Prévoir un animateur au micro ? Vidéo-projection d’un diaporama photographique ? etc…

Manu doit également s’organiser avec Flore pour contacter les restaurateurs pour accueillir les soirée-débats du vendredi soir.

Johnny annonce la bonne nouvelle de la soirée : François Crespo accepte de proposer sa prestation de mur mobile gratuitement en contrepartie de la possibilité de faire de la publicité pour sa salle durant l’événement et d'une place publicitaire sur les documents d'appel. Cet atelier situé à Saillans sera une animation d’appel qui redirigera les curieux sur le site naturel de St Moirans.

Johnny s’est également renseigné auprès de l’assureur de la FFME : un dossier doit être rédigé établissant que chaque club est responsable de son atelier (chaque atelier a une responsabilité civile et est gratuit -> pas de vente de licences découverte) et formulant la co-organisation de l’évènement. Il faudra peut-être adhérer à un complément d’assurance. Du côté de la FFCAM, l’assurance couvrirait les pratiquants et les dirigeants sans sur-coût supplémentaire.

Pour clore la réunion Endale présente l’ébauche de cartographie du site qu’il a pu réaliser suite à l’inspection du site que Philippe Saury et lui-même ont récemment réalisé. La rive Droite ne leur a pas semblé apte à accueillir du « tout public » à cause de l’impossibilité d’aménager correctement les chemins d’accès. Johnny et Jérôme proposent tout de même contacter Jimmy qui avait l’habitude d’installer des tyroliennes de ce côté-ci, quand il travaillait pour le club Minéral Spirit.

Rive Gauche, un traitement du site important sera à produire pour sécuriser les lieux, rendre les espaces de cheminement accessibles facilement, éclaircir les arbres, purger la falaise…etc. Un balisage intelligent conduira les flux de personnes dans un sens prédéfini, hors chemins dangereux, et dans des zones aménagées. Ce travail sera effectué le 16 Avril par tous les volontaires qui pourront se mobiliser. En amont, Philippe, Endale et les Licence AGO effectueront un travail de rééquipement et d’installation de relais intermédiaires et de rappels.

Endale nous fait suivre son PPT pour que nous puissions continuer à auditer les clubs susceptibles d’animer les ateliers vacants ou de proposer de nouvelles idées.

Endale et Philipe ont repéré la possibilité d’installer une deuxième buvette, sur le site de St Moirans (bouée CG ou partenaire ?) qui est équipé de tables de pique-nique. Les parkings sont repérés pour une petite 100aine de voitures mais un champ non-loin du site sera peut-être prêté par le propriétaire ?

La réunion se termine à 21h45.